Jak mít vše hotovo (GTD)

Vážení posluchači, vítejte u dalšího dílu podcastu Cigiho management!

Tentokrát bych se rád podíval na co, co většinou tíží nejvíce lidí a co často slýcháváme od kamarádů, kolegů či známých - "Já nestíhám, nemam čas. Kafe, oběd? tak to můžu příští měsíc. Dovolená? No asi za dva roky. Jojo určitě si napíšeme a domluvíme se na pivko."

Všichni to známe a víme, jak tyhle sliby dopadají. Dneska bych rád představil metodu, která Vám pomůže v osobním managementu a která je používaná vrcholovými managery po celém světě a to buď v této raw formě či nějaké modifikaci.

Metoda se nejčastěji označuje zkratkou GTD (dží tý dý) z anglického Getting Things Done a v Česku byla origiální kniha přeložena jako Mít vše hotovo. Já používám počeštěnou verzi GTD. Vymyslel jí David Allen.

O co tedy jde?

GTD je jedna z time management metod, která pomáhá s organizací úkolů. Allen tvrdí (a vlastně nejen on), že lidský mozek není připraven, neboli neslouží a nefunguje dobře k pamatování si úkolů a všech závazků, které slíbíme. Je pravda, že takový mozek má určitě lepší věci na práci...jednoduše prý někdo chytřejší než já zjistil, že mozek umí nápady vytvářet, ale ne držet.
V terminologiii GTD se staráme o tzv. "záležitosti", které se snažíme uspořádat do různých druhů seznamů, které mají následně fungovat jako připomenutí.
Výhoda metody tedy spočívá v tom, že kapacita mozku může být plně věnována řešení problémů a nemusíme si v kousku držet seznam úkolů.
Osobně můžu říct, že co metodu aplikuji - pociťuji obecně mnohem čistší hlavu. Dříve jsem byl ten přepracovaný a nestíhající týpek, teď se cítím naprosto v pohodě a mám klidné usínání. Hodně tomu dopomohla jak tato metoda, tak kamarád CEO jedné IT firmy, který mě naučil - že všechno počká. Vždy mu todolist absolutně přetékal a co ho znám má to pořád stejně....pozor - nepoužívá metodu GTD, ale zkrátka i když klienti se mohli zbláznit a klasicky se ozvali, že zítra potřebují nasadit tu novou verzi aplikace, tak zkrátka nezájem - teď nechci aby to znělo arogantně, to určitě ne. Ale opravdu, všechno má svůj čas.
A s tímto heslem ve spojení s metodou GTD, kde uvnitř vím, že mi nic neuteče jsem osobně vážně dosáhl klidnějšího spaní a můj mozek neustále něco podvědomě nekontroluje, nepřepočítává a zkrátka neřeší. Soustředím se na současný okamžik.

To byla trošku mého osobního vhledu, zpět k metodě.

Ta definuje 5 základních kroků! Sesbírej, Zpracuj, Zorganizuj, Zhodnoť, Udělej!

Teď si projdeme jednotlivé body.

Za prvé Sesbírej!
Základní a za mě nejdůležitější krok je sběr! Kolikrát se Vám stalo, že někdo přišel a chtěl maličkost, vyrušil Vás od nějaké činnosti? Že Vám pípnul e-mail a vy jste se na něj šli kouknout? Že vám přišla nějaká notifikace na mobilu? Ty jsou poslední dobou velmi otravné obzvlášť, nedej bože, že hrajete hry, které Vás spamují, že máte uvnitř něco zadarmo, ať jdete hrát. Ale i spoustu dalších aplikací Vám neustále podsouvá jejich obsah a chtějí, abyste se na ně koukli. To je velká chyba a nedělejte to! Osobně považuji mobil a notifikace za jedno velký zlo, které je třeba minimalizovat. Osobně doporučuji uspat notifikace v počítači, tak vypnout internet či notifikace v nastavení telefonu.

Jak si s tím vyhrajete nechám na Vás, dneska v době automatizace můžete mít i nastavený režim work na mobilu, který se nastaví když dorazíte do destinace práce. Na počítači, osobně jedu Windows, mam notifikační centrum ztlumeno kromě kalendáře, abych nezapomněl například na schůzku. Jinak mam všechno ztlumeno - vidím pouze čísla dole v rohu, ale ty mi moc netíží, naučil jsem se je ignorovat, i kdybych jich bylo 99. To o čem mluvím radí i spoustu time management metod - nenechat se vyrušovat z právě dělané činnosti. Je dokázáno že když děláte nějakou činnost a někdo Vás vyruší na víc jak 2 minuty , tak ztratíte tzv. nit a zpátky do toho dá se říci flow do té plné pozornosti pro dokončení té předchozí činnosti Vám trvá se dostat asi 10 minut. Rád bych upozornil, že dvě minuty a deset minut co jsem zmínil se liší napříč studiemi, taky se říká, že to má každý jinak - ale určitě se všichni chápeme. Zkrátka se nenechme rozptýlit! Mozek prý není ready na multitasking.

Malilinko jsme odbočili, ale ne moc, patří to určitě k tomu!
Teď konkrétněji k tomu sběru - když už nás něco vyruší a okamžitě to nejdeme dělat, protože viz to co jsem teď popisoval. Je třeba to někam zaznamenat, kamkoliv! Můžou to být papírky, nahrávky, fotky, inbox e-mailu, blok, to co máme rádi nebo máme pořád při ruce. Takový druhý podbod v bodu Sesbírej je, že schránek by mělo být co nejméně - asi si rozumíme, že když si uděláme třídění moc detailní, nebude to fungovat, bude nám spousta času vymýšlet, kam to vůbec patří. To je pak příliš neproduktivní a brzdící. Já vše kromě hovorů a sms, které si pamatuje mobil, pak kromě e-mailů, které si pamatuje zase gmail a kromě zpráv na slacku, které si zase pamatuje slack - dávám všechno do aplikace todoist (jedna z mnoha na management úkolů), ta má přímo takové místo ve svém jádru, říká mu inbox, a tak tomu říká i metoda GTD, dávám tam všechno, co budu později Zpracovávat.

Malinko odbočím, mám příklad z praxe - v jedné IT firmě byla jasně definována struktura složek. Mám tím na mysli, že například byla složka interní, pak klienti, v klientech jména klientů samozřejmě, uvnitř každého klienta byli názvy projektů a v nich byli další složky, jako třeba jestli se to týká analytické fáze, implementace, projekt managementu, nebo jenom majitelů, atd. Uvnitř těchto složek byli další složky, majitelé tam například měli složku reporty, nabídky a smlouvy, uvnitř reportů byli interní, nebo klientské reporty. Wow, dělá mi problém i to sepsat, natož v tom něco dělat. Věřte mi, že jsem se velmi snažil ale za boha jsem si na to nemohl zvyknout a pak mi došlo proč. Jak to děláte v reálném životě? Máte přeci jednu složku a když je tam moc věcí, řeknete si, hm tohle se týká tohoto, udělám na to složku. A takhle se Vám postupně tvoří strom složek. Ale naopak to podle mě nefunguje - firma o které mluvím, měla šablonu struktury pro klienta a obsahovala nevím, třeba 30 složek celkem a reálně se používalo třeba deset. Často se totiž stávalo, že jste se proklikávali složkami - pouze složkami. Tipicky na začátku projektu si vemte, že se tvoří nabídka na spolupráci. Takže chcete-li ji někam umístit jdete do - klienti - franta novák - nový web - administrativa - nabídky a tam to tedy dáte. Přitom by stačilo několik měsíců používat pouze složku franta novák, druhou v pořadí místo pátou, vemte si - kolik to ušetří klikání - ono se to zdá, ale dlouhodobě to ušetří hrozně času.

Tak tento příklad ukazuje, proč ne moc třídění - vždy ho má být tak akorát aby to bylo plně dostačující, množství nechť si každý určí dle svého nejlepšího uvážení.

Třetí podbod - obsah schránek hlavně pravidelně vyprazdňujte. Asi není třeba do toho moc zabrušovat, ale mít dobrý pocit z toho jak všechno sbíráme, ale nic neodškrtávat, protože příjem je mnohem větší než schopnost věci vyřizovat je k ničemu. Jeli opravdu počet toho co zvládneme zpracovat větší než to, co zvládneme vyřídit - je čas na asistentnku, outsourcing, cokoliv jiného. Ale musíte to pořešit.

Bod dva Zpracuj vysvětlím společně s bodem tři Zorganizuj!
Proč říkám dva body dohromady? Je to jednoduché - je to praxe. Já osobně dělám tyto dvě věcí také najednou a podíváte-li se po internetu, tak spousta zdrojů se v těchto dvou věcech prolíná a neví, kde je ta hranice. Původní raw verze GTD totiž nejdříve v bodu zpracuj oseká položky v inboxu o nerealizovatelné věci a ty tzv. akční položky až organizuje. To je ale podle mě opravdu jen teoretická úroveň a většina zdrojů to děláte naráz jako já.

Takže zpracování - již jsme to nakousli, takže plynule pokračujeme - lidi, definujete si čas, kdy schránky vyprázdníte - já to dělám denně ráno (řekněme kolem 8), tam utřídím co přišlo včera večer od lidí co jeli noční a hasili požáry a pak třídím po práci (kolem 17 hodiny) co jsem nachytal během dne.

A teď jak na to vyprazdňování (myslím schránek) alias zpracovávání. S každou položkou je třeba se rozhodnout co s ní - platí pravidlo, že jí nevracíme zpět a ideálně nepřeskakujeme (ale nepřeskakovat se nedaří ani mě - typicky mam problém s kterým se za boha nemůžu poprat, ale všichni to pořád dokola radí v různých podobách - stručně jde o to, že to nejtěžší máte udělat jako první - příklad je, že máte XY úkolů v todolistu na dnešek a víte, že jeden je takový ten, do kterého se Vám fakt nechce, všichni chytří lidé a různé metody radí, udělat to jako PRVNÍ, ale já s tím stále problém, bohužel). To byla zase troška praxe ale k třídění - je třeba se rozhodnout, zda je položka realizovatelná či ne. Pokud –NE - můžeme jí buď zahodit, odložit jí to sekce někdy/možná a tím jí nechat tzv. uzrát - typicky se u mě jedná třeba o nápady na nový projekt, nebo co si hrozně potřebuji koupit. Za měsíc zjistím, že nepotřebuji. 🙂 A třetí podsekce v rozhodnutí, že je položka nerealizovatelná je sekce informace, je to sekce, kde sbíráme důležité věci, které se někdy budou hodit - příkladem budiž podepsaná smlouva, faktura na kterou máte trvalý příkaz, takže neřešíte placení, jen je třeba jí uschovat pro účetní.

To byli možnosti, byli by položky nerealizovatelné - teď si řekneme, jaké jsou možnosti, je-li položka v tzv. inboxu realizovatelná. Řekneme si jaký bude další krok. Tam platí velmi důležité pravidlo dvou minut. To říká, že je-li položka realizovatelná do dvou minut, ihned jí udělejte! Není čas ztrácet čas, tak krátkou činností a třídit jí, plánovat jí čas, sepsat si úkol...bla bla. Bývá to - vzít telefon a někam zavolat, jenom něco potvrdit, zjistit co chtěla maminka, odepsat kamarádům v kolik večer v mléčném baru atd.

Když to zabere více jak dvě minuty, tak máme další možnosti co s tím. Můžeme to buď delegovat - důvody proto jsou různé, buď si potřebujeme uvolnit ruce, někdo je kompetentnější, někdo má zrovna čas. Nebo jednoduše než na tom můžu pracovat já, je třeba aby se na to podíval ještě někdo jiný - schválení rozpočtu, analytická fáze, atd. Ale pozor - GTD nedoporučuje to předat jen tak bezmyšlenkovitě a vypustit z hlavy, ale říká, že bychom si to měli uvést do seznamu Čeká na - a seznam kontrolovat, zda je to vyřešeno. Někdo může namítat, že nás to zajímá jen, je-li tam pak práce i pro nás, ale i hloupé přeposlání faktury účetní, které nepotvrdí může být později problém. Proto se doporučuje kontrolovat delegované věci, zda byli úspěšně přijaty a vykonány.

Když to nelze delegovat, tak to musíme naplánovat - udělat z toho další kroky. Podle autora GTD Allena je dalším krokem fyzicky viditelná činnost, která vede k nějakému výsledku. Radí si úkoly zapisovat jako akční body - třeba - dojít zaplatit popelnice, zavolat obchodnímu partnerovi, připravit nabídku pro nového klienta, udělat report za odevzdaný projekt atd. - teď kam s těmi úkoly.
Tady si dovolím malinko odbočit - určitě si říkáte, že občas dorazí činnost, která není jen jedna činnost ale skládá se z několika dílčích činností - jasný, to je úplně normální v reálném životě, ale nebojte se, řešení je jednoduché - důležité je, a to také neříká pouze GTD, nenechávat si ty projekty velké, je důležité si to rozdělit na menší úkoly/kroky tzv. baby steps. Příkladem budiž, že napadne-li nás založit e-shop na prodej čehokoliv, tak jak začneme? Víme to? Asi ne co? A když jo, jsme si jistý, že nic nezapomeneme? Taky to působí tak velce, že se do toho lidem nechce. Takže je důležité rozdělit to na jednotlivé kroky - kdybych se měl držet e-shopu, tak bych třeba napsal - udělat analýzu konkurence, udělat analýzu klíčových slov, udělat analýzu dodavatelů, udělat první finanční analýzu (zjistit, má-li to vůbec smysl), to jenom tak stručně...takhle nějak by to začínalo. Tím člověk zjistí, má-li vůbec pokračovat.
Tak a teď se takticky vrátím zpět k tomu, kam s těmi úkoly. Ty si řaďte pod projekty - mnou používaný todoist a asi nejenom on má v sobě samozřejmě tuto možnost, takže si tvořím projekty a z inboxu do nich přesouvám úkoly, dávám jim termín či priority. Aplikace mi pak denně servíruje úkoly, které jsem si na daný den naplánoval - rád používám pohled next seven days, takže vidím, na co se chystám třeba zítra, abych něco nezapomněl, nebo si mohl něco připravit, když stíhám tak to vyřídit to dopředu, atd atd.

Má-li nějaký úkol konkrétní čas - třeba schůzka, oběd, porada. Mělo by to jít do kalendáře.
GTD a já radíme - nedávejte si netermínové úkoly do kalendáře a naopak oběd do todoistu.

Bod čyři - revize, kontrola
Ano, ani tato metoda nevynechává zpětnou vazbu, tolik nesnášenou od mnoha lidí, ale tolik důležitou pro zlepšení. Opět to není pouze moje ani GTD moudro, ale obecné, které podle mě fakt platí. Získávejte zpětnou vazbu a zdokonalujete se z chyb!
A přesně o tom je tento bod. GTD říká abyste si týdně dělali revizi úkolů, všech schránek a zamysleli se nad tím, jestli se věci hýbou, jdou věci podle plánu, máte dost schránek, používáte správné priority, jste spokojeni s metodou či sami se sebou? Asi není třeba nic víc dodávat, všichni to chápeme - bohužel praxe říká, že na to spouuuuusty lidí zapomínají.
Prosím ověřte, že vše běží hladce. 🙂

Rád bych u tohoto bodu zmínil několik rovin, které Allen zmiňuje a dávají mi smysl, říká se jim různě - viz krátkodobé nebo dlouhodobé cíle, atd ale Allen je rozděluje na jednotlivé kroky, aktuální projekty, oblasti za které člověk zodpovídá a poté dlouhodobé plány a cíle na 1-2 roky či vize na 3-5 let.
Každý člověk to může mít v hlavně nastaveno jinak a tak je na každém z nás, jak se k těmto čtyřem rovinám postavíme a kolik času jaké věnujeme.
Narážím tím na to, že když šoupeme půl roku v todolistu sen začít hrát na piáno, nebo začít řešit hypotéku na srub, který s rodinou chcete, tak někdo s tím může být v pohodě - někdo z toho může být na prášky. Takže jde o to si to uvědomit a předělat si plány a množství úkolů tak, aby se to třeba další půl rok nešoupalo.

Poslední pátý bod - Udělej! Vážení posluchači, teď je ten čas jed bomby! Všechno máte roztříděné a teď je čas to zpracovávat, jak jste si to naplánovali.
Když Vás někdo vyruší, nebo přijde podmět - už víte jak na to - hodit do inboxu. A směle pokračujte v odškrtávání todolistu.
U tohoto bodu se hodí zmínit, že Allen zmiňuje 4 priority na které je třeba myslet a podle kterých se rozhodujeme:
- kontext v němž se nacházíme (hodně známé u programátorů, dělám-li na jednom projektu a vím, že zítra mam na něm také něco udělat a dneska bych mohl mít čas, radši to udělám nakonec dnes, než se zítra vychýlit z koncentrace na jiný projekt - samozřejmě neplatí jen u programátorů) (tento bod lze chápat i tak, že potřebujete někde být fyzicky, tedy nejenom hlavou jako v prvním příkladu - je třeba se tedy zamyslet, kde musíte být nebo co potřebujete abyste daný úkol mohli udělat - příklad může být, že nákup lze provést jen v obchodu - jasný, nepočítám objednání online :))
- priorita daného úkolu (věřím, že všichni rozumí - občas je zkrátka třeba něco udělat, aby jste neblokovali celý tým, nebo protože je odevzdání zítra, atd. atd.)
- energie, která nám zbývá (občas se prostě špatně vyspíme, jsme po oslavě narozenin, nebo už je odpoledne a my máme udělat report a faktury - vykašlete se na to, nedopadlo by to dobře)
- čas, který máme k dispozici (když zase zmíním vývojářský problém, tak když vím, že mi chybí hodina do konce pracovní doby a pak musím jít, nepouštím se do ticketu na 4 hodiny, protože vím - že než si zítra vzpomenu, kde jsem skončil a navážu na nit.....utratím tím zbytečný čas a tím bych přetáhl třeba i odhad toho ticketu, tak se na to radši již dneska vykašlu, nebo udělám ticket, co je kratší a měl jsem ho udělat zítra)

Super! Tím máme probráno 5 hlavních kroků z kterých se GTD zkládá!

Rád bych udělal rychlé shrnutí:

Sesbírej, Zpracuj, Zorganizuj, Kontroluj a Udělej!

U bodu sesbírat je důležité nenechat se vyrušit a mít optimální množství schránek, já doporučuji a osvědčila se mi jedna!

U bodu Zpracuj a Zorganizuj si řekneme, zda je položka v inboxu realizovatelné - není-li tak to zahodíme, odložíme do "někdy možná" a nebo je to informace, kterou někdy můžeme potřebovat, tak jí uschováme. Jeli položka v inboxu realizovatelné - tak jí můžeme delegovat a dát do seznamu "čeká na", nebo má-li záležitost termín dáváme do kalendáře na určitý čas, nebo poslední třetí možnost je ten nějaký baby step z projektu, tak si akční úkol dáváme do konkrétního seznamu. Není-li to ještě baby step a je to projekt, rozpadneme ho na malé úkoly - baby steps.
Pak platí ještě jedno pravidlo a to je-li to do dvou minut, rovnou to udělej a neorganizuj to.

Bod čtyři dělejte si revizi a zpětnou vazbu na sám sebe a svoji metodu!

Bod pět Udělej - čistěte si seznamy a sbírejte podměty do inboxu.

Určitě se Vám teď honí hlavou jaké aplikace používat, či co používá sám autor - autor je bez urážky stará škola a viděl jsem s ním čerstvý rozhovor, kde říká, že se mu nejvíce osvědčili papírky, obyčejné nalepovací papírky - takže asi chápete kam tím mířím v IT světě. Allen se přiznal že používá tyto papírkovací aplikace - příkladem budiž Google keep. A obecně se celkem vysmívá aplikacím, které tvrdí, že jsou GTD friendly. Prý nikdy nefungují jak mají a to i proto, že každému vyhovuje GTD používat trošku jinak.

Myslím, že je krásné, že Allen definoval tuto teoretickou nice to have rovinu a je na každém, jak si to každý, jak se říká, znásilní pro sebe.

Mě metoda velmi pomohla v life balancu a určitě jí nejedu stručně podle knížky. Věřím, že i vy si najdete způsob, jak metodu používat a že i Vám pomůže dosahovat svých úkolů a cílů co nejdříve. Jo a taky nezapomenete na babičky narozeniny.

Pěkný den přátelé!

Jenom malá poznámka na konec - kdyby někdo chtěl vědět, odkud jsem čerpal, tak internet 😄 protože jsem si samozřejmě nepamatoval nějaké konkrétní věci z knihy a bylo třeba si je stručně připomenout. Ale konkrétní místo Vám neřeknu - myslím, že by seznam zdrojů byl delší než toto povídání. A vážně už poslední věc - GTD a slovní spojení Getting Things Done jsou chráněné ochrannými známkami, které patří společnosti Davida Allena, takže si to moc netiskněte na trička a nevydělávejte - mohl by to být problém. 😄

A teď už vážně konec, mějte se a těším se na slyšenou příště! 🙂 Jen mi nezapomeňte napsat jak se Vám to líbilo na jakub.cigl@gmail.com a případně napsat, co chcete slyšet příště. Ahoj u Cigiho Managementu!

• Jakub Cígl

• February 21, 2019